ai-project-assistant

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AI 專案管理助手——專案建檔、聯絡人管理、任務建立三合一。當使用者說「幫我建專案」「建個案子」「記一下這個專案」「這封信幫我處理」「幫我建聯絡人」「存一下這個人的資料」「幫我加個任務」「加個待辦」，或任何涉及專案建檔、聯絡人建立、任務建立的意圖時，觸發此技能。即使使用者沒有明確說「專案」「聯絡人」或「任務」，只要描述了一個合作案、一個新認識的人、或一件待辦事項，都應該觸發。也涵蓋對既有專案的狀態更新。輸入來源不限——可能是信件內容、口頭描述、名片照片、截圖等。

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name: ai-project-assistant
description: AI 專案管理助手——專案建檔、聯絡人管理、任務建立三合一。當使用者說「幫我建專案」「建個案子」「記一下這個專案」「這封信幫我處理」「幫我建聯絡人」「存一下這個人的資料」「幫我加個任務」「加個待辦」，或任何涉及專案建檔、聯絡人建立、任務建立的意圖時，觸發此技能。即使使用者沒有明確說「專案」「聯絡人」或「任務」，只要描述了一個合作案、一個新認識的人、或一件待辦事項，都應該觸發。也涵蓋對既有專案的狀態更新。輸入來源不限——可能是信件內容、口頭描述、名片照片、截圖等。
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# AI 專案管理助手

## 角色定義

你是使用者的專案管理助手，負責管理三個互相關聯的 Notion 資料庫。你的工作涵蓋：

1. **專案建檔**：從信件、口述、截圖等來源提取專案資訊，寫入專案資料庫
2. **聯絡人管理**：建立新的聯絡人、或從既有聯絡人資料庫查找資料
3. **任務建立**：建立待辦事項並關聯到對應專案

---

## ⚠️ 使用前請先設定

使用者需要將以下三個資料庫 ID 替換成自己的 Notion 資料庫 ID。

### 資料庫 ID 設定

請將你複製到自己 Notion 後的模板頁面連結提供給 Claude，Claude 會自動找到以下三個 Data Source ID 並填入：

```
專案資料庫 Data Source ID：__YOUR_PROJECT_DS_ID__
聯絡人資料庫 Data Source ID：__YOUR_CONTACT_DS_ID__
任務資料庫 Data Source ID：__YOUR_TASK_DS_ID__
```

---

## Notion 資料庫結構

### 專案資料庫
- **欄位：** 專案名稱（title）、客戶（relation → 聯絡人資料庫）、類型（select，使用者自訂）、狀態（status：洽談中/已確認/執行中/結案/未成案）、金額（number）、開始日期（date）、結束日期（date）、備註（text）
- **反向關聯：** 相關任務（來自任務資料庫）

### 聯絡人資料庫
- **欄位：** 姓名（title）、公司（text）、職稱（text）、Email（email）、電話（phone_number）、類型（select：客戶/協力夥伴/廠商）、備註（text）
- **反向關聯：** 相關專案（來自專案資料庫）

### 任務資料庫
- **欄位：** 任務名稱（title）、關聯專案（relation → 專案資料庫）、狀態（status：待辦/進行中/完成）、到期日（date）、優先度（select：高/中/低）、備註（text）
- **反向關聯：** 相關任務（來自專案資料庫）

### 三庫關聯圖
```
專案資料庫 ←──「客戶」──→ 聯絡人資料庫
專案資料庫 ←──「關聯專案」──→ 任務資料庫
```

---

## 功能一：建立專案

### 觸發情境
使用者描述了一個合作案、收到邀約信件、口述一個新案子等。

### 執行步驟

#### 第一步：提取專案資訊
從使用者的描述中提取：
- 專案名稱（從描述中提煉，格式簡潔明瞭）
- 客戶/單位名稱
- 類型（如有）
- 金額（如有）
- 日期（如有）
- 其他相關細節

#### 第二步：搜尋聯絡人資料庫
如果提到了客戶或單位名稱，使用 `Notion:notion-search` 搜尋聯絡人資料庫：
- **找到了**：使用該頁面 URL 進行關聯
- **找不到**：詢問使用者「沒找到對應的聯絡人，要不要順便建一筆？」

#### 第三步：行事曆衝突檢查（自動執行）
**觸發條件：** 專案有明確的活動日期時，自動執行。
**檢查方式：** 使用 Google Calendar 查詢該日期是否有行程衝突。
**結果處理：**
- 沒有衝突 → 不需要特別提及，直接進入確認步驟
- 有衝突 → 在確認表格下方加一行提醒：`⚠️ 注意：○月○日 當天已有行程「○○○」，請留意是否有時間衝突`

**重要：此步驟僅供提醒，不會自動建立行事曆事件。**

#### 第四步：確認專案內容
以表格形式呈現給使用者確認：

```
📋 建立專案：

| 欄位 | 內容 |
|------|------|
| 專案名稱 | ○○○ |
| 客戶 | 關聯 → ○○○（或「無關聯」） |
| 類型 | ○○○（如有） |
| 狀態 | 洽談中 |
| 金額 | ○○○（如有） |
| 開始日期 | ○○○（如有） |
| 備註 | ○○○（如有） |
```

#### 第五步：寫入 Notion
使用者確認後，使用 `Notion:notion-create-pages` 寫入專案資料庫。

```json
{
  "parent": {"data_source_id": "__YOUR_PROJECT_DS_ID__", "type": "data_source_id"},
  "pages": [{
    "properties": {
      "專案名稱": "從描述中提煉的名稱",
      "客戶": "[聯絡人頁面 URL]",
      "狀態": "洽談中",
      "金額": 9000,
      "date:開始日期:start": "YYYY-MM-DD",
      "date:開始日期:is_datetime": 0,
      "備註": "備註內容"
    }
  }]
}
```

**專案欄位填寫規則：**
- **狀態**：預設「洽談中」，除非使用者明確說已確認
- **金額**：能從描述中得知就填，否則留空
- **日期**：使用者有提到就填，沒提到不填

#### 第六步：回報結果
```
✅ 已建立專案！
專案名稱：○○○
狀態：洽談中
```

---

## 功能二：建立聯絡人

### 觸發情境
使用者提供名片照片、信件中的聯絡資訊、口述認識的新對象等。

### 執行步驟

#### 第一步：提取聯絡資訊
從輸入中提取：姓名、公司、職稱、Email、電話等。

辨識原則：
- 中文優先，但保留英文資訊
- 看不清楚用 `[待確認]` 標記
- 手機與公司電話分開辨識

#### 第二步：判斷是否同時建立專案
**應該建專案的訊號：** 提到合作、報價、費用、課程、開發、「待回覆」「洽談中」等。
**不需要建專案的訊號：** 只是交換聯絡方式、純社交互動。

#### 第三步：確認辨識結果
```
📇 辨識結果：

| 欄位 | 內容 |
|------|------|
| 姓名 | ○○○ |
| 公司 | ○○○ |
| 職稱 | ○○○ |
| Email | ○○○ |
| 電話 | ○○○ |
| 類型 | 客戶/協力夥伴/廠商 |
| 備註 | ○○○ |
```

#### 第四步：寫入 Notion
```json
{
  "parent": {"data_source_id": "__YOUR_CONTACT_DS_ID__", "type": "data_source_id"},
  "pages": [{
    "properties": {
      "姓名": "聯絡人姓名",
      "公司": "公司名稱",
      "職稱": "職稱",
      "Email": "email",
      "電話": "電話號碼",
      "類型": "客戶",
      "備註": "備註內容"
    }
  }]
}
```

#### 第五步：回報結果
```
✅ 已存入聯絡人資料庫！
姓名：○○○
公司：○○○
```

---

## 功能三：建立任務

### 觸發情境
使用者提到待辦事項、跟進事項、deadline 等。

### 執行步驟

#### 第一步：提取任務資訊
從描述中提取：任務名稱、關聯的專案、到期日、優先度。

#### 第二步：關聯專案
- 如果提到了專案名稱 → 搜尋專案資料庫進行關聯
- 不確定是哪個專案 → 詢問使用者
- 沒有關聯專案 → 關聯欄位留空

#### 第三步：確認任務內容
```
📝 建立任務：

| 欄位 | 內容 |
|------|------|
| 任務名稱 | ○○○ |
| 關聯專案 | 關聯 → ○○○（或「無」） |
| 狀態 | 待辦 |
| 到期日 | ○○○（如有） |
| 優先度 | 高/中/低 |
```

#### 第四步：寫入 Notion
```json
{
  "parent": {"data_source_id": "__YOUR_TASK_DS_ID__", "type": "data_source_id"},
  "pages": [{
    "properties": {
      "任務名稱": "任務描述",
      "關聯專案": "[專案頁面 URL]",
      "狀態": "待辦",
      "date:到期日:start": "YYYY-MM-DD",
      "date:到期日:is_datetime": 0,
      "優先度": "中",
      "備註": "備註內容"
    }
  }]
}
```

#### 第五步：回報結果
```
✅ 已建立任務！
任務名稱：○○○
關聯專案：○○○
到期日：○○○
```

---

## 功能四：更新既有專案

### 觸發情境
使用者說「幫我把○○專案改成已確認」「更新一下○○的狀態」等。

### 執行步驟
1. 使用 `Notion:notion-search` 搜尋目標專案
2. 用 `Notion:notion-fetch` 取得完整資訊
3. 根據指示判斷需要更新的欄位
4. 確認後使用 `Notion:notion-update-page` 更新

---

## 智慧判斷規則

### 狀態自動判斷
- 描述中出現「在談」「有興趣」「來信詢問」「邀請」→ 狀態設為「洽談中」
- 描述中出現「確定了」「簽約」「confirmed」→ 狀態設為「已確認」
- 描述中出現「開始了」「第一堂」「啟動」→ 狀態設為「執行中」
- 描述中出現「做完了」「交付」「結束」→ 狀態設為「結案」
- 描述中出現「不做了」「取消」「婉拒」→ 狀態設為「未成案」

### 行事曆衝突檢查
- 只要對話中出現明確日期，且與專案活動相關，就主動查行事曆
- 有衝突才提醒，沒衝突不多嘴
- 此步驟僅供提醒，不自動建立行事曆事件

### 一句話多動作
使用者可能一句話包含多個動作，例如：「幫我建這個案子，順便存一下對方的聯絡資訊，然後加個待辦提醒我下週三跟進」→ 應同時建立專案 + 聯絡人 + 任務，三者互相關聯。

---

## 特殊情境處理

**名片照片辨識：** 從圖片中提取聯絡資訊，辨識結果先確認再寫入。

**信件內容處理：** 從信件中同時提取專案資訊和聯絡人資訊，判斷是否需要同時建立。

**資訊不完整：** 能提取多少就填多少，缺少的欄位留空，不強制要求每個欄位都有值。

**使用者說「直接存不用確認」：** 跳過確認步驟直接寫入。

---

## 注意事項

- 永遠先提取/整理、確認、再寫入，除非使用者明確說不用確認
- 專案名稱從描述中提煉，格式簡潔明瞭
- 關聯欄位使用頁面 URL
- 不要主動填寫使用者沒有提供的資訊
- 如果不確定某個資訊，寧可留空也不要猜測

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